Kuidas osaletakse koosolekutel

Noor Menetleja astub Juhataja kabinetti ning vajub toolile istuma.

‘Ma enam ei jaksa,’ ütleb ta häälel, millest kostab meeleheide ‘Lihtsalt ei jaksa, tead. Kogu aeg üks koosolek teise otsa ning iga koosolek lõpeb nii, et ma pean midagi tegema. See igasuguste lisaülesannete hulk on juba nii suur, et ma ei saa tehtud ka kohustuslikku bürokraatiat, rääkimata oma põhitööst. Nüüdsama tulin koosolekult Suure Ülemuse juurest –mingi imelik koosolek, ma ei saanudki aru miks ma seal olen ja paistab, et mitte keegi peale minu kohale ei tulnudki. Teemaks oli Suure Ülemuse sügisene visiit Jaapanisse ja kuna ma olin ainus, kes koosolekul osales, siis Suur Ülemus ütles, et nüüd pean mina selle tema visiidi korraldama. Kõik need pakkumised, hotellid, hanked, programmi korraldamine ja muu selline, Jeesus Kristus, ma ei tea kuidas ma seda jõuan.’ 

Juhataja noogutab osavõtlikult.

‘Et nagu, miks mina, ah? Selle eest, et ma koosolekul osalesin, selle eest sain lihtsalt niisama järgmise lisaülesande? Mida ma teen valesti, ah? Ma lihtsalt ei jõua enam, ütle, kas ma saan kuidagi meie Asutuses vältida seda pidevat lisaülesannete sadu?’ helgivad Noore Menetleja silmades pisarad.

Juhataja vaatab pikalt Noort Menetlejat ja ohkab lõpuks.

‘Hea küll,’ ütleb ta. ‘Kui sul on natuke aega, siis ma võin sulle natuke rääkida koosolekutel osalemisest.’

Noor Menetleja ajab ennast aegamisi püsti, toob omale koridoris lurisevast kohvimasinast papptopsiga kohvi ning seab ennast Juhataja vastas tooli sisse.

’Niisiis, koosolekud meie majas, eks,’ alustab Juhataja, ‘keskmiselt veedame oma tööajast koosolekutel kolmandiku kuni poole oma päevast, ehk siis neljakümnetunnisest töönädalast kuni kakskümmend tundi. Seda on viisteist korda rohkem, kui näiteks keskmine ametnik veedab nädalas aega seksides. See tähendab, et poole oma töökarjäärist veedame me umbsetes ruumides, kus me ei taha olla, koos inimestega, kellega me ei taha seal olla, arutades teemasid, millest me ei taha rääkida. Samuti, nagu ka seksiga, on tõsiasi, et kuigi inimesed koosolekutel osalevad, ei saa nad päris täpselt aru, mida nad teevad või mida tegema peaksid, mis viib selliste olukordadeni nagu hetkel sinul.

Üldistatult võib öelda, et koosolekud on nagu poksimatšid, kus sinu eesmärgiks on rohkem anda kui saada. Loomulikult on ka täiesti mõttetuid ajaraiskamisi, kuid laias plaanis siiski koosolekud kutsutakse kokku selleks, et teistele osalejatele tööülesandeid jagada. Koosoleku dünaamika ning käigu panevad paika kolm osapoolt: ülemus, alluvad ja protokollija. Ülemus püüab alluvatele tööd juurde anda. Alluvad püüavad tööülesannete vastuvõtmist vältida ja ideaalsel võimalusel vahest isegi oma ülesandeid delegeerida kas teistele või sootuks ülemusele. Lähtuvalt sellest, kuidas sinu töökoormus peale koosolekut muutus, hinnatakse ka koosoleku edukust. Protokollija on jokker, kes võib kirjutada protokolli seda, mida ta heaks arvab, kuna keegi kurat pärast ei mäleta, mida kokku jaurati. Parimad protokollijad on need, kellel on protokoll valmis ammu enne koosoleku toimumist, ideaalsel juhul ei muudeta valmiskirjutatud protokollis sõnagi ka pärast koosolekut.’

Juhataja vaikib hetkeks.

‘Okei, aga kui mina olen ilmselgelt koosolekutel tööülesannete saaja rollis, siis mida ma peaksin konkreetselt tegema?’ küsib Noor Menetleja.

‘See on tegelikult natuke komplitseeritud,’ sõnab Juhataja. ‘Tööülesannete vastuvõtmine on ainult üks osa probleemist, kuid sama oluline on teada, kuidas peale ülesannete saamist nende täitmisest kõrvale viilida. 

Võtame mõne konkreetse näite, näiteks sellised põnevad inimkonna innovatsiooni tippsaavutused nagu esmaspäevahommikused infokoosolekud. Tinglikult on nende eesmärgiks tagada, et info asutuses ja osakonnas liiguks, kuid ma isiklikult kahtlustan, et nende eesmärgiks on kohe nädala alguses inimeste igasugune motivatsioon ning energia ära tappa, et neil poleks enam jaksu isegi lahkumisavaldust kirjutada. Niisiis, kujutame ette, et on esmaspäev, kogu osakond istub ümber laua ning igaüks räägib mõne minuti sellest, mis nad teevad, mis on nende mured ning ajutised edulood. Need, kes parajasti ei räägi, põrnitsevad tuimalt ja osavõtmatult enda ette. Õhk on täis kohvilõhna, väsimust ning lootust kiirele surmale. Mida sina normaalselt ütleksid?’

‘Eeee…,’ pomiseb Noor Menetleja, ‘räägiksin muredest, et kuulda teiste kolleegide mõtteid, kuidas neid lahendada?’

‘Püha müristus,’ hüüatab Juhataja, ‘mitte mingil juhul! Sa ütled, et sa töötasid kogu nädalavahetuse ning lahendasid kõik probleemid. Kui ülemus on palunud teha paar slaidi, siis sa neid ei tee, kuna sa tead kõike nagunii ja kõik on sul peas ja sa olid liiga hõivatud, et slaide teha. Sa kiirgad optimismi, kompetentsi, naeratad palju ja kasutad suuri sisutühje sõnu. Sa näitad kõigile, et sul pole muresid. Üldise matusemeeleolu juures jääd sa silma kui päikesekiir, kellel pole probleeme ja seda isegi siis, kui sinu programm on nii sügaval perses, et kui arst su kurgumandleid vaatab, siis ta näeb seal finantskorrektsiooninõuet vastu turritamas. Kõige hullem, mida sa saad teha, on hakata koosolekul oma muredest rääkima, kuna kõik kolleegid, lootuses koosolekut venitada ja ennast paremas valguses näidata, hakkavad sinu asjade kallal närima nagu kanakari.

Niisiis, inforing on lõppenud ja kohvitassid tühjad. Kõik vaatavad lootusrikkalt koosolekuruumi ukse poole, kui Suur Ülemus korraga ütleb, et tal on tegelikult üks jutt, et tal on tulemas üks välisvisiit ning tal on vaja abi selle korraldamisega. Mida sa teed?’

Noor Menetleja mõtleb.

‘Eee, ma istun vaikselt ja märkamatult, lootes, et mind ei panda tähele?’ ütleb ta viimaks.

‘Ei, mis kurat,’ ütleb Juhataja, ‘vastupidi, sa pakud ennast entusiastlikult välja. Sa näitad motivatsiooni ja initsiatiivi. Seejärel sa aga avad oma kalendri, et panna tulevast tegevust kirja, vilistad siis vaikselt ja ütled, et pekki, vabandust, sa unustasid mingi suure projekti, mis sul juba on. Sa ütled, et selle lisaülesande täitmine inspireeriks sind väga, kuid kahjuks projektijuhina ei saa sa tagada läbiviidava tegevuse kvaliteeti. Ülemus on kindlasti pettunud ning püüab sind ringi veenda, kuid sa jääd endale kindlaks ning vabandad nii ülemuse ja kolleegide ees, aga kahjuks sa ei saa seda ülesannet endale võtta ja sa pakud välja, et projektijuhtimise asemel oled sa hea meelega nõus kaasa mõtlema kolleegile, kellele lõpuks see lisaülesanne antakse. Suur Ülemus mõistab ning ring läheb edasi, kuni projektile määratakse mõni vähem vilunud hing seda juhtima, kes ohates ronib lahkumisavaldusest mõeldes selle surnud hobuse turjale.’

‘Aa, aga siin on ju probleem,’ ütleb Noor Menetleja, ‘kas sellega, et ma olen lubanud projektijuhti aidata, ei kaasne olukord, kus projektijuht püüab seda ülesannet siiski minule veeretada?’  

‘Just,’ noogutab Juhataja, ‘sellepärast ongi väga oluline järgmine samm hakata projektijuhti vältima. Tühista kokkulepitud koosolekud projektijuhiga viimasel hetkel haigeks jäädes. Luba saata sisend, aga ülekoormusele viidates ära seda tee. Määra tähtaegu ja lase need üle. Väga oluline on aeg-ajalt suvalistel hetkedel projektijuhi juurest läbi astuda ja küsida, kuidas tal läheb, ning vabandada, et sa pole saanud rohkem panustada – aga et sul on tulemas kergemad ajad mil  saad panustada. Seejärel jätka samamoodi projektijuhi ülelaskmist. Varem või hiljem loobutakse sind inforingis hoidmisest või see surnud hobune läheb maamulda ning sa oled pääsenud.

Lisaks enda väljapakkumisele on veel taktikaid, aga need on riskantsemad. Võid samal ajal, kui Suur Ülemus otsivalt ruumis ringi vaatab, süvenenult arvutis olla ning manada näole emotsiooni, et sul on seal mingi hirmus katastroof toimumas. Võid raevukalt midagi kirjutada, aga mitte liiga valjusti, kuna klaviatuuri klõbin võib tuua liigset tähelepanu. Kui sa oled piisavalt kõrgel kohal, võid ka lihtsalt koosolekule mitte ilmuda, sest samal ajal toimub muu kriisikoosolek või sa oled haige. Mida iganes sa teed, aga koosoleku ajal ruumist lahkuda sa ei tohi isegi siis, kui peaksid püksid täis tegema, sest niipea, kui sa lahkud, avastad tagasi tulles, et kõik koosolekul olnud ülesanded paiknevad nüüd sinu laual.’

‘Nii, aga ütleme nüüd, et ma siiski olen saanud omale lisaülesande?’ küsib Noor Menetleja.

‘Sellisel juhul on väga oluline mitte midagi teha. Istu rahulikult ja ignoreeri, varem või hiljem teema unustatakse, tulevad uued kriisid. Küll aga pead sa tagama, et sellest kirjalikku jälge ei jääks, mis võimaldaks järjekordse projekti põhjalaskmise otseselt sinu nimega seostada. Ja siin tulebki mängu protokollija.

Kui sulle on mingi ülesanne langenud ja koosolekut protokollitakse, siis on väga oluline hakata samast hetkest palju rääkima. Jaura maad ja ilmad igasugust jama täis ja kui protokollija silmad klaasistuvad, siis tõmba otsad kokku. Kuna sa oled nii palju rääkinud, siis küsi protokolli ülevaatamiseks, et näha, kas sinu sõnad on seal õigesti kirja pandud. Ütle protokollijale aitäh ning et kuna sina oled teema eest vastutav, siis sa tegeled protokolliga ise edasi.

Niisiis, kuna üldjuhul protokollijaks on määratud keegi vana kont, kes ootab üksnes pensionit  ja tal on savi, kas ta saadab protokolli ise või teeb seda keegi teine, siis tee sinna parandused ja kustuta asjad, mis konkreetselt sinule viitavad. Paar kuud hiljem, kui lisaülesanne on ventilaatoris, siis keegi enam ei mäleta, mida seal koosolekul räägiti ning alati võid öelda, et tegemist oli kommunikatsiooniprobleemiga. Sina ei mäleta ning kes enam tagantjärele ikka mäletab, kes mida ütles, aga nüüd hakatakse protokolli otsima.

Seepärast ongi väga oluline korrigeeritud protokolli mitte edasi saata, vaid see salvestada serverisse mingisse raskesti leitavasse marginaalsesse kausta. Aadress võib olla näiteks K kettal ’koostöö’ kaustas ’kommunikatsiooni’ alamkaustas oleva ’koosolekute’ alamkausta ’memod’ alamkausta käesoleva aasta ja kuu numbrit kandev alamkaust. Kui protokoll on strateegiliselt tundmatutesse serveriavarustesse sokutatud, on oluline saata osalejatele kiri, kus tänad kõiki, ütled, et tegutsed edasi vastavalt koosolekul kokkulepitule ning et koosoleku protokolli võib leida serverist. Väga oluline taaskord on mitte öelda, kus kaustas täpselt protokoll on. Seejärel saad rahuliku südamega alustada energilist mittemidagitegemist.

Täiendavaks turvameetmeks võib panna failile mingi täiesti suvalise nime, mis kuidagi ei annaks edasi faili sisu, mingi täiesti seosetu tähe- ja numbrijada, võimalusel kasutades sümboleid ja tingmärke. Väga oluline aga on, et kusagil selles segapudrus oleks sõna ’mustand’. Sellisel juhul isegi kui keegi on läbi murdnud kõigist takistustest ja näeb, et tegemist on mustandiga, siis kui ta hakkab otsima lõplikku protokolli, saad sina laiutad käsi ning manada näole sügava segaduse ilme. Kui keegi loeb protokolli ja ütleb, et see pole see, mida nad koosolekutest mäletavad, siis sa saad ausa näoga öelda, et ju on tegemist mustandiga, aga kus on puhtand, vat ei tea, mis sellest on saanud ning et teema arutamiseks oleks vaja kokku kutsuda uus koosolek.

Niimoodi viivad kõik otsad varem või hiljem vette ning maksimaalne, mida sinuga teha saadakse on see, et sind kahtlustatakse lisaülesannetest viilimises, kuid seda ei saa tõestada. Suurele Ülemusele samas jääb meelde, et sa vabatahtlikult näitasid üles initsiatiivi, mis aitab kaasa sinu ametiredelil tõusmisele. Igaks juhuks on mõttekas kogu aeg rääkida ka oma ülekoormusest. Ajapikku levib sõna sinust kui väga hõivatud inimesest, kellele pole mõtet lisaülesandeid anda ning kui ametiredelil tõused, siis võid turvaliselt rakendada juba muid viilimismeetodeid.’

Juhataja vaatab kella, sulgeb arvuti, tõuseb ning sätib minema.

‘Aitäh,’ Noor Menetleja samuti tõustes, ‘ma ainult oleks tahtnud, et ma oleks sellest kõigest varem teadnud. Ja mulle siiralt pakub huvi, et kes veel tänasele Suure Ülemuse koosolekule olid kutsutud.’

‘Ma olen üsna kindel, et need olid Kriisijuht, Jurist ja mina,’ vastab Juhataja jopet selga tõmmates.

Noor Menetleja seisatab.

‘Teie, kurat, olite need, kelle pärast mina pidin mingi kuradi Jaapani reisikorralduse vastu võtma?’ käratab ta.

‘Kahjuks Kriisijuht oli täna veel eelmise kriisi tõttu haiguslehel, Jurist oli Ministeeriumis uue hankeseaduse koolitusel ja minul oli ootamatu kõne Kontrolliva Asutuse koordinaatoriga seoses meie viimase maksetaotlusega,’ noogutab Juhataja, naeratab kaastudevarjundiga naeratust ning seab sammud ukse poole. Ust avades seisatab ta veel korra ja vaatab tagasi.

‘Kui see lohutab, siis ma olen kuulnud, et Jaapan peaks sel aastaajal jube ilus olema,’ ütleb ta ning jõuab välja hüpata täpselt õigel hetkel enne, kui jahtunud kohvi pooleldi täis papptopsik vastu ust lärtsatab.