Kuidas planeeritakse strateegiliselt

Juhataja vaatab unistavalt aknast välja. Esimene lumesadu on katnud aknataguse lumega. Aknalauale puistatud seemnete seas siblivad tihased. Taevas on sinine ja kõrge ja vaba riigihankelepingutest.

Varatalvise idülli purustab laual helisev telefon.

’Kuulen,’ ütleb ta torusse.

’Eeee, tere,’ kostab teiselt poolt natuke häbelik hääl, ’eeee, mina olen, ee, see tähendab, et mmm… ma olen Tudeng ja õpin avalikku haldust ning eeee… meil on antud koduseks tööks kirjutada essee mõne suure asutuse strateegilisest juhtimisest. Et mmm… ma mõtlesin, et kirjutan kodutöö teie Asutusest ning mind viidati teie juurde, et äkki teie oleksite õige inimene rääkima mulle, kuidas teie Asutust strateegiliselt juhitakse, et eee… kuidas pannakse kokku eelarved ning kuidas on seotud indikaatorid ja muud sellist. Et eee… kas oleks teil aega minuga kohtuda ja natuke sel teemal rääkida?’

Juhataja mõtleb natuke ja kiikab oma kalendrisse.

’Kas homme kell kaks sobib?’ küsib ta.

Järgmisel päeval astub Tudeng Juhataja kabineti uksest sisse.

’Et siis eee… aitäh et aega leidsite,’ pomiseb ta. ’niisiis, nagu ka ütlesin, kirjutan esseed ja ega ma täpselt ei tea, kuidas teie Asutust strateegiliselt juhitakse, aga ma hea meelega kuulaksin.’

Ja ta asetab lauale märkmiku ja pastaka.

Juhataja noogutab.

’Kõigepealt, lihtsalt huvi pärast – miks te otsustasite meie Asutusest kirjutada?’ küsib ta.

’Eeee,’ jääb Tudeng mõttesse, ’eelkõige kuna teie Asutusest on jäänud ajakirjanduse põhjal mulje kui väga heast asutusest, mis arendab Eesti jaoks väga vajalikke suundi, ning seda ei saaks teha, omamata põhjalikku strateegilist tegevuskava. Ma kavatsen oma lõputöös just spetsialiseeruda strateegilise juhtimise peale – sellele, kuidas rakendada analüüsimeetodeid, et koostada läbimõeldud ja reaalsusele vastavaid arenguplaane, ning ma arvan, et teie Asutus oleks selle jaoks üks parimaid näiteid. Ma isegi hea meelega tuleks teie juurde praktikale, aga kahjuks oli teie kodulehel kirjas, et te ei aktsepteeri praegu praktikante.’

Juhataja noogutab.

’Niisiis, mis teid kõigepealt huvitab?’ küsib ta.

’Alustaksime äkki indikaatoritest – kuidas teie Asutuses seatakse tegevuskava jaoks strateegilised indikaatorid?’ ütleb Tudeng ja võtab ette valge paberilehe.

Juhataja mõtleb sügavalt.

’Noh, tegevuskavasid me koostame kord aastas. See toimub meil üldiselt nii, et Suure Ülemuse poolt saadetakse mulle tabel, kus on kirjas minu osakonnas elluviidavad tegevused koos pikaajaliste indikaatoritega ning kus on näidisena sees eelmise aasta numbrid, mis me Ministeeriumile esitasime. Ma võtan need tabelis olevad eelmise aasta numbrid ning siis korrutan neid mingi protsendiga, mis kindlasti pole täisarv, vaid mingi selline üsna väike number, näiteks kaks koma nelikümmend üks on alati hea number – ning kirjutan saadud summad järgmise aasta indikaatorite jaoks mõeldud tabelisse. Seejärel ma kustutan tabelist eelmise aasta numbrid ära, et keegi ei näeks, mis number on mis numbriga korrutatud ja saadan ära.’

Pastakas libiseb Tudengi sõrmede vahelt.

’Eee, mida?’ küsib ta jahmunult.

’Nojah noh,’ noogutab Juhataja.

’Aga, eee… kas see on kuidagi seotud eelarve tõusuga, et valite numbri vastavalt sellele, kuidas teile Ministeeriumist eelarvet juurde antakse? See number põhineb ikka mingil strateegilisel analüüsil, jah?’ täpsustab natuke segaduses olev Tudeng.

Juhataja raputab pead.

’Ministeeriumi poolt on üldsuunis, et seoses riigireformiga kärbitakse eelarveid igal aastal 3% ning sellega kaasneb spetsiifilisem suunis, et tegevusi tuleb ellu viia efektiivsemalt ning saavutada rohkem,’ selgitab ta. ‘Seega näitame me igal aastal tegevuste mahu pisikest kasvu. See on tegelikult päris mugav, kuna aasta lõpus, kui indikaator on täitmata, siis pole vaja vaeva näha vabanduste otsimisega, vaid saab lihtsalt öelda, et indikaator jäi täitmata, kuna eraldatav raha vähenes ning asi nudi.’

’Ma ei saa päris täpselt aru,’ ütleb Tudeng.

’Okei, lähme algusesse,’ ütleb Juhataja. ’Niisiis, kui on vaja kokku panna tegevuskava, siis ma istun maha kõigi oma osakonna töötajatega ning me arutame detailselt läbi tegevusplaanid, mille ma panen endale kirja – seal on kirjas programmide, tegevuste ja alategevuste lõikes planeeritavad eelarved ning realistlikud indikaatorid. See on meie töötabel, mis asub meil sügaval serveris igavese nime all ’tegevuskava mustand’ ning me ei näita seda kellelegi, kuna seal kajastub reaalne olukord.

Seejärel tuleb ülevaltpoolt mulle kaks tabelit – nendes ühes tuleb panna kirja lühi- ja pikaajalised indikaatorid ning teises planeerida eelarvet. Need dokumendid hoiame me piinlikult lahus, kuna kui keegi näeks korraga indikaatoreid ja selle taga olevaid eelarveid, võiks neil tekkida veidi ebamugavaid küsimusi.

Indikaatorite tabelis me seaks ideaalis indikaatorid nii, nagu meie oma töötabelis, aga siin on probleem – kuna indikaatorid peavad olema alati suuremad kui eelmisel aastal, sest me peame ikkagi näitama progressi, sest paigalseis või regress on vastuvõetamatud, siis pärast mitmeid aastaid alusindikaatorite korrutamist laest võetud numbritega on reaalsed numbrid ja indikaatorite numbrid lahknenud tasemele, kus neid pole enam juba füüsikaseaduste tõttu võimalik ühildada. Seetõttu me ettenägelikult alustame juba kusagil aasta keskel aastalõpu-vabanduste planeerimist ja selleks pinna ettevalmistamist. Näiteks võime saata Ministeeriumisse kirja, kus taotleme lisaressursse, mille puhul me teame, et neid ei eraldata – ja siis aasta lõpus saame vajadusel raporteerida, et vahendite puuduse tõttu jäid indikaatorid täitmata.

Indikaatorite tabeliga paralleelselt me planeerime eelarvet. Selle jaoks on meil veel kaks tabelit – üks, kuhu ma panen kirja programmide eelarve ja teine, kus ma kirjutan lahti programmide eelarve tegevuskulude lõikes. Programmide eelarvest võtan ma maha palgakulude osa, kuna see lisatakse pärast finantsosakonna poolt, sest palkade seadmine on nende pärusmaa ning minu ametitasandi ametijuhendis ei ole töötajate palkadega tegelemist ette nähtud. See osa tabelist läheb finantsosakonda, kes võtab eelmise aasta palgakulud ning paneb sinna otsa mingi tibatillukese protsendi, naiivses lootuses, et äkki õnnestub mõnel kõige enam läbipõlenud ametnikul veidike palka tõsta. Sellele lisatakse veel kolm protsenti veel naiivsemas lootuses, et äkki eelarvenumbrit ei võrrelda eelmise aastaga ning kui Ministeeriumi poolt kärbitakse maha riigireformi 3%, siis jääb alles sama palgafond nii nagu eelmisel aastal pluss pisiressurss palgatõusuks.’ 

Tudeng põrnitseb Juhatajat klaasistunud pilgul.

’Ja teine tabel?’ küsib ta lõpuks.

’Jajaaa, see tabel kulukohtade lõikes, jah,’ noogutab Juhataja,’ seal me peame panema kirja tegevuste lõikes, kui palju on meil lähetuskulusid, palju ostame kontoritarbeid, palju plaanime osta inventari ning palju maksab läbiviidavatel üritustel toitlustamine. Kuna minu osakonnas on tegevusi mitmekümne miljoni mahus, siis seda pole võimalik nagunii prognoosida, nii et sinna me kirjutame lihtsalt suvalisi numbreid, vaadates, et nende mastaap oleks eelmiste aastate kogemuse põhjal enam-vähem  realistlik.’

Äraoleva näoga Tudeng võtab laualt pastaka uuesti üles.

’Ja kuhu need tabelid edasi liiguvad?’

’Tabelid liiguvad edasi finantsosakonda, kus kogutakse kokku numbrid kogu Asutuse poolt ja summeeritakse Finantslepingu mustandisse. Finantsjuht vaatab üle, et kas kõik tundub enam-vähem mõistlik. Kui ei ole, siis heal juhul ta tuleb küsima, et ma ütleks talle mõistliku numbri oma töötabelist või kui ta parajasti ei viitsi, siis ta kustutab lihtsalt mind informeerimata kahtlasevõitu numbri ära ning asendab selle sama numbriga mis eelmisel aastal oli, et vältida võimalikke vaidlusi Finantslepingu läbirääkimistel. Sealt liiguvad koondtabelid edasi Ministeeriumisse, kus ametnikud natuke aega püüavad minna tegevuste sisusse ja konstruktiivselt eelarveid lahata, kuid eranditult jõuavad mingi hetk arusaamisele, et nende karjäärile on märgatavalt parem selliseid asju mitte liiga sügavuti uurida – kuna kui asjad mingi hetk vältimatult ventilaatorisse lendavad, siis liigse informeerituse tasandil pole neil enam võimalik enesekaitseks inimliku ignorantsuse taha varjuda. Seejärel nad löövad eelarvetaotlust miinus kolme protsendiga, et riigireformi eesmärgid oleks täidetud, kiidavad asja heaks ja lähevad jooma.

Seejärel meie saame Ministeeriumi poolt Finantslepingu, kust mina siis huviga loen, et mis meile eelarveks määratud on, ning alustan tegevuste elluviimist vastavalt oma töötabelile.’

’Aga aruandlus?’ küsib Tudeng pastakat käes keerutades.

’Aruandluse paneme muidugi kokku vastavalt Finantslepingus sätestatud indikaatoritele, koos loovate selgitustega, miks meil midagi saavutamata on,’ vastab Juhataja.

’Aga analüüs?’ karjatab Tudeng. ’Kuhu jääb tegevuste sisuline analüüs? Kus siin on strateegiline planeerimine? See on ju ainult mingi mudru ja numbrite keerutamine!’

Juhataja näol puuduvad igasugused emotsioonid.

’Olles aastate jooksul analüüsinud, kuidas toimuvad tegevused ja kuidas hinnatakse tulemusi, saan ma kinnitada, et selline planeerimine on äärmiselt strateegiline. Sest kui nii vaadata – me ju tegevuste elluviijatena teame, mis on realistlik. See on meil meie oma tegevuskavas kirjas. Meile esitatakse teatud ootuseid, mis aga pole realistlikud – ja nii me planeerime oma tegevusi vastavalt ootustele, kuid viime neid ellu vastavalt reaalsusele. Süsteem toimib, asjad saavad tehtud. Mida vähem on ebamugavaid küsimusi, seda rohkem on meil aega tegeleda tegevuste elluviimisega. Iga aasta alguses saab kommunikatsiooniosakond pressiteates raporteerida ambitsioonikate eesmärkide seadmisest – ning aasta lõpus saavutamisest viisakalt vaikida, või rääkida nende mittesaavutamisest kusagil jõulude või aastavahetuse paiku, kus see nagunii kedagi ei koti.’

Tudeng langetab pea ja vaatab enda ees lebavat lehte, mis on endiselt piinlikult tühi.

’Ma tunnistan, et ma päris seda ei oodanud,’ ütleb ta vaikselt. ’Mulle koolis päris niimoodi seda ei räägitud.’

’Noh, on põhjus, miks meie asutus üldiselt praktikante ei aktsepteeri,’ ütleb Juhataja.

Tudeng tõstab pea.

‘Aga ei, tegelikult, ei, ma ikka ei saa aru. Kui see kõik on nii, nagu sa räägid, siis see ju tähendab et… Sest, noh… kui sinult liiguvad ühed numbrid, siis Finantsjuht teeb midagi nende numbritega, siis veel Ministeerium, siis ilmselt liiguvad numbrid veel kuskile edasi… aga see ju tähendab, et kõik need numbrid on ju tegelikult ekslikud? Et siis… millel see süsteem põhineb?’

‘Usul,’ vastab Juhataja lihtsalt. ‘Kogu süsteem püsib usul, et kuskil süsteemis on inimesed, kes teavad, mida nad teevad. Kompetentsed inimesed, kes leiavad sisse lipsanud või sokutatud rumalused ja parandavad need. Targad inimesed, kes teevad õigeid otsuseid ning kelle tarkus hüvitab selle, kui mina olen mingi jama kokku keeranud. Usul, et vaatamata sellele, et minu asutuses toimuvad asjad niimoodi, siis mujal on tublid ja hästi juhitud asutused, kus töötavad asjatundlikud inimesed, kes ajavad õiget asja ning teavad, mida nad teevad.’

‘Eeee, ja on siis või?’ küsib Tudeng.

‘Ma usun küll,’ vastab Juhataja.

Seejärel ta naeratab.