Kuidas käiakse lähetustel

Suur Ülemus kutsub Juhataja oma kabinetti.

’Meil on sulle ülesanne,’ alustab Suur Ülemus. ’USAs toimub nädala pärast üks üritus, kuhu meil on vaja, et keegi läheks Asutust esindama. Kuna mina viibin parajasti sel ajal lähetuses teises kohas ja vaatasin, et kalender sinul on vaba, siis mõtlesin, et sina äkki läheksid? Korraldajad soovisid ka ettekannet meie peamistest tegevustest ning ma arvan, et sa peaksid neile rääkima oma Programmist. Ma tean küll, et sinna on jube vähe aega ja lennupiletitega võib raskeks minna, aga äkki saad hakkama.’

Juhataja mõtleb natuke ja noogutab.

’Siin on aga ainult üks aga,’ tähendab Suur Ülemus. ’Nimelt on Kontrolliv Asutus võtnud kõik meie lähetustega seonduva kulu eritähelepanu alla. Ükskõik mis, aga sa pead vältima, et selle lähetusega seonduvate kulude pealt meile mingit abikõlbmatust ei määrataks, kuna see võib tähendada süsteemset viga ning sellise mahuga tagasinõuet, mida me ei suuda maksta.’

’Arusaadav,’ noogutab Juhataja ja lahkub. Ta saab suurepäraselt aru miks olukord on tekkinud, mida tuleb teha ning ei vaja täiendavaid selgitusi.

Lennupiletite ostmine üldiselt on lihtne asi. Üldjuhul on asutustel sõlmitud raamhankelepingud hulga reisibüroodega ning nende kaudu tellitakse nii lennupiletid, majutus kui reisikindlustus. Struktuurifondidest rahastatud tegevuste puhul peab olema samuti selge, et lähetus on seotud konkreetse programmiga ning programmi elluviimiseks vajalik. Tavapäraselt oleks Juhataja saatnud Assistendile info kuupäevadega, millal tal on vaja lennata ja Assistent oleks korraldanud kõik muu, kiiresti ja professionaalselt nagu alati.

Paraku on riigireformi käigus Assistent koondatud ning tema ülesanded delegeeritud. See tähendab, et selle asemel, et lähetatavad edastataks ühele inimesele oma reisisoovid, kes siis korraldaks vajaminevad toimingud korrektselt ja reeglitekohaselt, korraldavad nüüd Juhataja ja kõik temale alluvad kakskümmend kaks inimest oma lähetused ise.  See ühtlasi tähendab, et riskid, et keegi teeb pakkumiste küsimisel või tulemuste kinnitamisel vea, on hiljuti just enam kui kahekümnekordistunud ja vigade arv on läinud piisavaks, et Kontrollivas Asutuses on tekkinud teatav umbusk.

Niisiis saadab Juhataja kirja pakkumiskutsega kõigile viiele reisibüroole, kellega on Asutusel sõlmitud raamlepingud  palvega esitada soovitud marsruudile pakkumised. Mõni tund hiljem on pakkumised käes, Juhataja valib soodsaima pakkumise ning saadab kinnituskirja. Mõni minut hiljem heliseb telefon.

’Halloo, reisibüroo siinpool. Seda et, eee, hakkasime kinnitama teie lennupiletit, aga vahepeal on piletite hinnad muutunud – nagu te teate, muutuvadki lennupiletite hinnad pidevalt. Uus hind oleks seitseteist eurot kõrgem, kas sobib?’

Juhataja mõtleb. Hiljuti on Kontrolliv Asutus edastanud talle info, et kui on küsitud pakkumisi, siis peab lõplik arve alati kattuma pakkumisel esitatud summaga, või olema väga hästi põhjendatud, miks summa erineb. Antud olukorras ei ole mõtet riskida.

’Kahjuks ei,’ vastab Juhataja. ’Küsin uued pakkumised.’

’Ahsoo,’ kostab reisibüroo ja lõpetab kõne.

Juhataja saadab uued pakkumiskutsed ja jääb pakkumisi ootama. Pakkumiste saabumiseni kuluva aja veedab ta eelmisi pakkumusi Asutuse dokumendihaldussüsteemis registreerides, kuna iga hange peab olema registreeritud.

Paar tundi hiljem laekuvad pakkumised. Neli pakkujat on esitanud marsruudid, mis ei sobi ajaliselt mitte kuidagi, kuna sobivaim marsruut on vahepeal läbi müüdud. Juhataja vannub vaikselt ja helistab viiendale pakkujale, et äkki see pakub sobivaima marsruudi. Viies pakkuja lõpuks esitabki pakkumise mis sobib, aga teeb seda kaks minutit peale aega, mille Juhataja on seadnud kui viimaseks ajaks, mille sees esitatud pakkumusi ta aktsepteerib.

Juhataja vannub kõvasti ja saadab uued pakkumised laiali, küsides spetsiifilist marsruuti, mille viimane pakkuja on esitanud ja mis võiks sobida. Saabuvad pakkumised neljalt firmalt, kõik liiga kallid. Juhataja helistab viiendasse firmasse ja küsib, kas nemad ei taha pakkumist esitada. Firma esindaja küsib vastu, et kas Juhataja nende aja mõttetu raiskamise pärast perse ei tahaks minna. Juhataja palub edastada selle sõnumi talle kirjalikult  ja mõni minut hiljem laekub tema postkasti kiri teatega, et reisibüroo ei soovi selle hanke raames pakkumist esitada nüüd ega tulevikus. Juhataja registreerib selle hoolikalt dokumendihaldussüsteemi.

Seejärel ta läheb ja küsib Suure Ülemuse käest, kas on OK kui ta ületab planeeritud reisieelarvet. Suur Ülemus kehitab õlgu ja ütleb et ju vist. Juhataja läheb tagasi, et kinnitada üle jõu käivatest pakkumistest kõige soodsam. Natuke aega hiljem heliseb telefon.

’Eee, reisibüroo siinpool. Seda et... eee... hind, mille te just kinnitasite, on muutunud, ning nüüd on see kaheksakümmend kaks eurot kallim. Kas võime kinnitada?’

’Ei,’ vastab juhataja resigneerunult. ’Ma saadan uued pakkumised.’

’Nalja teete või?’ küsib reisibüroo.

’Näkää,’ ohkab Juhataja.

Tööpäev on ammu lõppenud, kui Juhataja lõpuks saab piletid kinnitatud. Pakkumisel ja arvel olevad summad lõpuks klapivad, kuigi lennupiletite hind on kaugelt kõrgem sellest, mis see oli veel hommikul. Lõpuks kinnitatud marsruut on ka äärmiselt ebamugav – kolme ümberistumisega lend, sealhulgas väga lühikesed ümberistumised Chicagos ja New Yorkis ning lõpuks pikk kuuetunnine vahemaandumine Amsterdamis, mis langeb kenasti laupäevasele päevale, nii et lähetuselt jõuab Juhataja tagasi koju laupäeva hilisõhtul. Juhataja lohutab ennast mõttega, et vähemalt on kõik abikõlbulik.

Lähetuselt tagasi tulles Amsterdamis Juhataja astub lennukist välja, olles omadega lootusetult läbi. Pikast üritusest, lugematutest lendudest ja ajavahest vintsutatud, pintsakul lennukitoidust jäänud suur plekk. Väsinult leiab ta lennujaama vaiksemas nurgas istekoha, nõjatab pea vastu seina, sulgeb silmad ja uinub.

Viis tundi hiljem Juhataja ärkab ja jookseb Tallinna lennu peale. Esmaspäeval kontorisse jõudes raporteerib ta Suurele Ülemusele, et ta on tagasi ning lendudega ei tohiks probleemi olla. Rahuliku südamega täidab ta lähetusaruande, hoolikalt lisab sinna kõik pardakaardid ja muud dokumendid ning saadab kuludokumendid Kontrollivasse Asutusse.

Mõni päev hiljem telefon heliseb ja Juhataja tõstab toru.

’Siin Kontrolliva Asutuse koordinaator,’ ütleb hääl telefonist. ’Kontrollime just teie dokumente seoses USA lähetusega ning mul oleks küsimus. Näeme, et tagasilennul veetsite te kuus tundi Amsterdamis, nii et palun selgitage, kuidas te Amsterdamis viibides täitsite Programmi eesmärke?’

Juhataja hoiab telefonitoru kõrva ääres ja mõtleb, mida vastata. Lõpuks, vaikselt, väga vaikselt, asetab ta toru hoolikalt hargile tagasi.